PERSONEEL EN ORGANISATIE

Ons bibliotheekwerk deden wij in 2020 met:

75

medewerkers (45,69 Fte)

324

vrijwilligers (17,78 Fte)

Medewerkers

Voor de medewerkers van Theek 5 was 2020 best een moeilijk jaar. De corona­pandemie bracht veel uitdagingen met zich mee. De RIVM-regels veranderden regelmatig en telkens moesten de medewerkers zich hierop aanpassen. Ondanks alles hebben zij zich flexibel en oplossingsgericht opgesteld en hebben zij steeds weer het beste gemaakt van de situatie. Kijken naar wat wél kan om de de inwoners zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Hoewel een aantal van de medewerkers gedurende het jaar besmet is geraakt, bleef de impact op de groep van medewerkers als geheel gelukkig vrij beperkt. Theek 5 heeft ervoor gekozen om de RIVM-maatregelen strikt na te leven; de werkplekken van de kantoren bleven leeg en mochten uitsluitend gebruikt worden indien strikt noodzakelijk. Dit heeft ertoe geleid dat er niet of nauwelijks besmettingen van collega-op-collega hebben plaats­gevonden. Directie heeft regelmatig gesproken met de ondernemings­raad over de coronasituatie, waarbij de raad zich zeer constructief en coöperatief heeft opgesteld. Voor collega’s die het even moeilijk hadden met de situatie (met name gedwongen thuiswerken en de gevolgen daarvan), zijn extrene coaches aangetrokken met wie zij hun situatie konden bespreken. Het verzuim­percentage over 2020 bedoeg 2,50%, een percentage dat aanzienlijk beneden het landelijk gemiddelde ligt.

Ondanks de impact van corona hebben de Theek 5-medewerkers in 2020 hard gewerkt, vooral aan de alternatieve vormen van dienstverlening zoals de Theek Away service, de 70+ belactie en diverse online activiteiten. Van de kennis en ervaringen die dit jaar zijn opgedaan, kunnen we in de komende jaren verder profiteren. Zo heeft corona ons toch ook een aantal goede zaken gebracht.

Vrijwilligers

Theek 5 werkt sinds een paar jaar met vrijwilligers: collega’s die onbetaald – maar niet vrijblijvend! – helpen bij het uitvoeren van ons bibliotheekwerk. Ook onze vrijwilligers stonden, samen met onze medewerkers, voor de uitdaging om de dienstverlening naar de klanten van Theek 5 te blijven waarborgen binnen de mogelijkheden van de coronamaatregelen. Alle 324 vrijwilligers werden zo goed mogelijk geïnformeerd over de wisselende mogelijkheden om te werken bij Theek 5. Elke vrijwilligers­groep heeft een eigen lokaal aanspreekpunt die het contact tijdens de lockdown onderhield, door mailen, bellen of een berichtje via WhatsApp, en waar ze met hun vragen terecht konden. Ook is er een pakketje bij onze vrijwilligers bezorgd met allerlei lekkers en een uitnodiging voor een digitaal koffiemoment. Niet iedereen kon of wilde een bijdrage leveren en daar werd altijd rekening mee gehouden. We zijn trots te kunnen melden dat wij in 2020 zelfs nieuwe vrijwilligers op diverse functies geworven hebben om de continuïteit te waarborgen.

Onze vrijwilligers zijn van grote toegevoegde waarde. Het is een grote groep met een mooie diversiteit aan mensen en belangen. Daarom hebben we in 2020 een enquête gehouden onder vrijwilligers en medewerkers om te komen tot nieuwe afspraken hoe we ervoor kunnen zorgen dat vrijwilligers zich gezien, gehoord en gewaardeerd voelen. Deze input is vertaald in het stuk ‘Binding en waardering vrijwilligers’ Dit stuk is met de OR besproken en afspraken voortvloeiend uit het stuk zijn ingezet.

Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht heeft als taak toezicht te houden de bestuurder en op de algemene gang van zaken in de organisatie. De Raad van Toezicht bewaakt ten minste:

  • de realisatie van de doelstelling van Bibliotheek Theek 5; de strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van Bibliotheek Theek 5;
  • een gedegen periodieke financiële verslaglegging en prognose;
  • de naleving van wet- en regelgeving;
  • het op passende wijze functioneren als openbare instelling met bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Ondernemings­raad

De OR heeft zich in 2020 bezig gehouden met o.a. de volgende zaken:

  • Advisering MT betreffende de herstructurering Marketing & Communicatie
  • Beleidsplan 2020-2023
  • Covid-19 en Theek 5
  • ARBO, RI&E en BHV
  • Gesprekkencyclus
  • Veiligheid/hangjongeren
  • Vrijwilligersbeleid
  • Vakantierooster
  • HR-Beleidsplan
  • Beleid veiligheid, agressie en geweld
  • Op weg naar een gezonde VVV-organisatie
  • Binding en waardering vrijwilligers en evaluatie inzet vrijwilligers
  • Nieuwe website Theek 5
  • Invoering nieuw ICT netwerk
  • Vernieuwing/aanpassing collectiebeleid

En verder alles wat voor de medewerkers van Theek 5 van belang kon zijn!